Las características de los archivos españoles han pasado por diversos problemas en su administración. Como consecuencia, han surgido una serie de conflictos que han prevalecido a través de las administraciones que dirigen los archivos hoy día. No obstante, es importante destacar que la problemática que experimenta el Sistema Archivista público de España, es a su vez experimentado por la mayoría de las administraciones de archivos públicos a nivel mundial. Las características principales que podríamos mencionar son:
•Falta de preparación del sistema organizacional.
•Falta de diversidad de conocimientos innovadores para la aportación e
incrementación de nueva preparación archivista.
•Duplicidad de documentos (Ciclo Vital, Valoración)
•Contratación de personal para realizar una misma tarea y escasez de personal para hacer otras.
•Concentración en una misma preparación para realizar trabajos en el campo de la
archivística.
Cuando hablamos de falta de preparación en el sistema organizacional nos referimos a establecer los principios generales dirigidos a la alta gerencia para el establecimiento de políticas y estrategias. Además de la necesidad de establecer la metodología para el diseño e implantación de un sistema de gestión de documentos con todo el personal que se requiere para el mismo. La duplicidad de documentos es un trabajo de una persona con preparación en el área de Administración de documentos en donde ésta se encargaría de la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, velar por la creación de documentos necesarios y evitar que se creen los innecesarios, llevar a cabo sondeos entre el personal de la organización, y establecer políticas y guías; requiriendo conocimiento profundo y detallado de la organización.
La historia de documentación que se ha heredado a través de diferentes instituciones ha incrementado un método errado del proceso archivístico, justificándose por la tradición de la documentación de los archivos históricos. Esto sin fijarse que desde el comienzo la justificación y la realización del mismo estuvieron mal implementadas. Esto trae consigo una cadena de mala práctica en la realización de los archivos ya que han habido otras administraciones arbitrarias al sistema archivista que han incrementado la base archivista del sistema público para documentar sus archivos. Esto obvia la norma internacional de descripción archivista que exige rigurosamente la implementación de nuevos papeles para corregir y actualizar los archivos, tanto administrativos como históricos.
Debido a la variación de las estructuras organizacionales en la administración pública, se ha insistido en la importancia de estudios minuciosos sobre el Sistema Archivista público. Estos estudios deben incluir la examinación de los expedientes administrativos básicos para el funcionamiento de la administración pública y de los realizados para los diferentes sistemas públicos.
